HACEMOS: Optimización de procesos
Para Qanu21 La optimización de procesos y la mejora continua en una pequeña empresa es el camino para que las cosas se hagan de la mejor manera posible para obtener mejores resultados, puesto que permite eliminar ineficiencias, reducir costes y tiempos y garantizar que los procesos estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
La optimización de procesos nace del enfoque estratégico que busca mejorar la eficiencia, la calidad y la rentabilidad de las operaciones de una organización
¿Por qué optimizar procesos?
Porque es el mejor modo de asegurar que cada actividad contribuya a los objetivos de la organización. En Qanu21 cuando trabajamos en la optimización de procesos siempre tenemos presente estos 5 objetivos:
Mejorar la eficiencia operativa
La optimización de procesos consigue hacer que las operaciones de la empresa sean más eficientes. Esto implica eliminar actividades innecesarias o reorientarlas, simplificar flujos de trabajo o reducir tiempos de actividad, lo que repercutirá en un uso más eficiente de los recursos, en un ahorro de costes y ofrecer una mayor calidad.
Buscar oportunidades para la innovación
Al mejorar los procesos actuales, se pueden descubrir nuevas formas de hacer las cosas que pueden dar lugar a nuevos productos o servicios, o mejorar los existentes.
Asegurar la alineación con objetivos estratégicos
Es clave que cada proceso que se realiza esté orientado a la aportación de valor y, por tanto, sea relevante para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Optimizar los procesos implica asegurarse de que lo que se haga a nivel operativo está realmente aportando valor.
Convertirlos en un respaldo en la toma de decisiones
Al mejorar la visibilidad y la eficiencia de los procesos conseguiremos obtener datos sólidos que respalden la toma de decisiones. Esto contribuirá a que la empresa y su dirección puedan responder rápidamente a los cambios en el entorno empresarial.
Mejorar la satisfacción del cliente
El cliente es el centro de la organización y por ello, la optimización de procesos también se preocupa por la experiencia del cliente. Además de que la mejora de los procesos internos permita ofrecer un servicio más rápido y de mayor calidad, deberemos considerar si estamos dando exactamente lo que demandan (desde luego, no menos), lo que, sin duda, aumentará su satisfacción y fidelización.
Para hacer esto, utilizaremos herramientas como:
La cadena de valor de Porter
Aunque es una herramienta clásica de análisis estratégico sigue siendo de gran utilidad y sencillez. Primero descompone las actividades de una empresa en una serie de actividades primarias y de apoyo, para a continuación analizar cada una de ellas para comprender cómo contribuyen al valor total que la empresa ofrece a sus clientes y, en última instancia, a su ventaja competitiva.
Mapeo de procesos
Esto es, ¿qué hacemos y cómo lo hacemos? Comienza por documentar y visualizar los procesos actuales, las tareas que implican, las áreas que participan y cómo se alimentan unas a otras. Para ello utilizaremos herramientas simples como diagramas de flujo o software de mapeo de procesos, que nos permitirán identificar áreas de mejora y puntos críticos.
Encuestas y retroalimentación de clientes:
La obtención de comentarios directos de los clientes mediante encuestas y entrevistas nos permitirá identificar áreas de mejora en los procesos de la empresa relacionados con la experiencia del cliente. También nos ayudará a confirmar qué aspectos suponen para ellos una oferta atractiva, como nos valoran en el cumplimiento de estos e, incluso, tener una comparativa con nuestros competidores directos.
Además de una mayor eficiencia y eficacia, entender y (re)definir los procesos desde la orientación al valor, la optimización de procesos será de utilidad para:
1. Abordar la transformación digital
Habremos definido las diferentes tareas y etapas del proceso, las áreas implicadas y sus necesidades, conoceremos qué quiere el cliente de nosotros. Toda esta información es básica para la implantación de herramientas como:— Los CRM (Customer Relationship Management):Un sistema CRM sencillo para gestionar las relaciones con los clientes, realizar un seguimiento de las ventas y automatizar algunas interacciones con los clientes.— Software de Gestión Empresarial (ERP):Para a integrar y gestionar eficazmente diversas funciones de la empresa y sus procesos: comerciales, financieros, inventario, recursos humanos y ventas, fundamentalmente
2. Implementar herramientas de analítica
Definir y diseñar herramientas de analítica de datos sencillas para medir el rendimiento de tus procesos y tomar decisiones basadas en datos objetivos, redundará en una mejora de la competitividad de la empresa.
3. Diseñar planes de formación y desarrollo
Al abordar el análisis de procesos con el enfoque de aportación de valor, podremos detectar necesidades formativas y de capacitación para dar respuesta a los nuevos requerimientos.
4. Implantar una cultura basada en la mejora continua y que puede incidir en el clima laboral y satisfacción del empleado
Cada día son más las organizaciones que reconocen y premian el talento interno cuando del mismo surgen acciones o proyectos de mejora, en cualquiera de sus áreas.
En resumen, si quieres que te ayudemos en la optimización de procesos para lograr que tu empresa funcione de manera más eficiente y efectiva, nuestro compromiso será asegurarnos de que el cambio se produzca sobre la base de una clara orientación al valor, tanto interno (cumplimiento de objetivos estratégicos) como externo (satisfacción del cliente).
Todo ello será beneficioso no solo para ahorrar tiempo y dinero, sino también para mejorar la calidad de tu producto o servicio (sobre lo que demanda el mercado) y tu competitividad, puesto que para ti será más fácil adaptarte a los cambios de la demanda, ya que la optimización es un proceso continuo.
La optimización de procesos y la mejora continua ponen el foco en hacer que la empresa funcione de manera más eficiente y efectiva, le permite adaptarse a los cambios en el mercado y a las necesidades de los clientes.
Asimismo, la optimización de procesos fomenta una cultura empresarial de mejora continua y aprendizaje constante. Esto puede mejorar el compromiso de los empleados y la capacidad de la empresa para atraer y retener talento.
En Qanu21 consideramos que es importante estar dispuesto a adaptar y mejorar constantemente los procesos a medida que la empresa crece y evoluciona. El trabajar con un experto externo permite a las pymes obtener orientación específica y personalizada para cada empresa.
La optimización de procesos es un proceso continuo.