FACEMOS: Optimización de procesos
Para Qanu21 a optimización de procesos e a mellora continua nunha pequena empresa son o camiño para que as cousas se fagan da mellor maneira posible para obter mellores resultados, debido a que permite eliminar ineficiencias, reducir custos e tempos e garantir que os procesos estean aliñados cos obxectivos estratéxicos da empresa.
A optimización de procesos nace do enfoque estratéxico que busca mellorar a eficiencia, a calidade e a rendibilidade das operacións dunha organización
Por que optimizar procesos?
Porque é o mellor modo de asegurar que cada actividade contribúa aos obxectivos da organización. En Qanu21 cando traballamos na optimización de procesos sempre temos presentes estes 5 obxectivos:
Mellorar a eficiencia operativa
A optimización de procesos consegue facer que as operacións da empresa sexan máis eficientes. Isto implica eliminar actividades innecesarias ou reorientalas, simplificar fluxos de traballo ou reducir tempos de actividade, o que repercutirá nun uso máis eficiente dos recursos, nun aforro de custos e ofrecer unha maior calidade.
Buscar oportunidades para a innovación
Ao mellorar os procesos actuais, pódense descubrir novas formas de facer as cousas que poden dar lugar a novos produtos ou servizos, ou mellorar os existentes.
Asegurar a aliñación con obxectivos estratéxicos
É clave que cada proceso que se realiza estea orientado á achega de valor e, por tanto, sexa relevante para alcanzar os obxectivos estratéxicos da empresa. Optimizar os procesos implica asegurarse de que o que se faga a nivel operativo está realmente achegando valor.
Convertelos nun respaldo na toma de decisións
Ao mellorar a visibilidade e a eficiencia dos procesos conseguiremos obter datos sólidos que apoien a toma de decisións. Isto contribuirá a que a empresa e a súa dirección poidan responder rapidamente os cambios na contorna empresarial.
Mellorar a satisfacción do cliente
O cliente é o centro da organización e por iso, a optimización de procesos tamén se preocupa pola experiencia do cliente. Ademais de que a mellora dos procesos internos permita ofrecer un servizo máis rápido e de maior calidade, deberemos considerar se estamos a dar exactamente o que demandan (desde logo, non menos), o que, sen dúbida, aumentará a súa satisfacción e fidelización.
Para facer isto, utilizaremos ferramentas como:
A cadea de valor de Porter
Aínda que é unha ferramenta clásica de análise estratéxica segue sendo de gran utilidade e sinxeleza. Primeiro descompón as actividades dunha empresa nunha serie de actividades primarias e de apoio, para a continuación analizar cada unha delas para comprender como contribúen ao valor total que a empresa ofrece aos seus clientes e, en última instancia, á súa vantaxe competitiva.
Mapeo de procesos
Isto é, que facemos e como o facemos? Comeza por documentar e visualizar os procesos actuais, as tarefas que implican, as áreas que participan e como se alimentan unhas a outras. Para iso utilizaremos ferramentas simples como diagramas de fluxo ou software de mapeo de procesos, que nos permitirán identificar áreas de mellora e puntos críticos.
Enquisas e retroacción de clientes:
A obtención de comentarios directos dos clientes mediante enquisas e entrevistas permitiranos identificar áreas de mellora nos procesos da empresa relacionados coa experiencia do cliente. Tamén nos axudará a confirmar que aspectos supoñen para eles unha oferta atractiva, como nos valoran no cumprimento destes e, mesmo, ter unha comparativa cos nosos competidores directos.
Ademais dunha maior eficiencia e eficacia, entender e (re)definir os procesos desde a orientación ao valor, a optimización de procesos será de utilidade para:
1. Abordar a transformación dixital
Definiriamos as diferentes tarefas e etapas do proceso, as áreas implicadas e as súas necesidades, coñeceremos que quere o cliente de nós. Toda esta información é básica para a implantación de ferramentas como:— Os CRM (Customer Relationship Management):Un sistema CRM sinxelo para xestionar as relacións cos clientes, realizar un seguimento das vendas e automatizar algunhas interaccións cos clientes.— Software de Xestión Empresarial (ERP):Para a integrar e xestionar eficazmente diversas funcións da empresa e os seus procesos: comerciais, financeiros, inventario, recursos humanos e vendas, fundamentalmente.
2. Implementar ferramentas de analítica
Definir e deseñar ferramentas de analítica de datos sinxelas para medir o rendemento dos teus procesos e tomar decisións baseadas en datos obxectivos, redundará nunha mellora da competitividade da empresa.
3. Deseñar plans de formación e desenvolvemento
Ao abordar a análise de procesos co enfoque de achega de valor, poderemos detectar necesidades formativas e de capacitación para dar resposta aos novos requirimentos.
4. Implantar unha cultura baseada na mellora continua e que pode incidir no clima laboral e satisfacción do empregado
Cada día son máis as organizacións que recoñecen e premian o talento interno cando do mesmo xorden accións ou proxectos de mellora, en calquera das súas áreas.
En resumo, se queres que che axudemos na optimización de procesos para lograr que a túa empresa funcione de maneira máis eficiente e efectiva, o noso compromiso será asegurarnos de que o cambio se produza sobre a base dunha clara orientación ao valor, tanto interno (cumprimento de obxectivos estratéxicos) como externo (satisfacción do cliente).
Todo iso será beneficioso non só para aforrar tempo e diñeiro, senón tamén para mellorar a calidade do teu produto ou servizo (sobre o que demanda o mercado) e a túa competitividade, debido a que para ti será máis fácil adaptarche aos cambios da demanda, xa que a optimización é un proceso continuo.
A optimización de procesos e a mellora continua poñen o foco en facer que a empresa funcione de maneira máis eficiente e efectiva, permítelle adaptarse aos cambios no mercado e ás necesidades dos clientes.
Así mesmo, a optimización de procesos fomenta unha cultura empresarial de mellora continua e aprendizaxe constante. Isto pode mellorar o compromiso dos empregados e a capacidade da empresa para atraer e reter talento.
En Qanu21 consideramos que é importante estar disposto a adaptar e mellorar constantemente os procesos a medida que a empresa crece e evoluciona. O traballar cun experto externo permite ás pemes obter orientación específica e personalizada para cada empresa.
A optimización de procesos é un proceso continuo.